Dag Lien en Iris! We trappen dit gesprek af met STAFFA.
Lien: “STAFFA kaderde binnen de digitale ambitie om de volledige customer journey onder te brengen in één klantenportaal. Uit gesprekken bleek dat onze klanten verschillende noden deelden: aanvragen online doorsturen, commerciële contracten elektronisch ondertekenen en de planning realtime opvolgen. Grotere klanten, de zogenaamde ‘large accounts’, vereisten specifiek een snellere doorstroom van informatie. In die laatste doelgroep vallen heel wat klanten van Express Medical, voornamelijk zorginstellingen, waar op korte tijd veel mensen aan het werk gezet worden. Met deze behoeften in ons achterhoofd bouwden we het klantenportaal van nul op, met gebruiksgemak als absolute topprioriteit. We bundelden hiervoor de krachten met Providit, een IT-partner die deel uitmaakt van de Cronos Groep en waar we al eerder succesvol mee samenwerkten. Vandaag maken alle RGF Staffing-merken gebruik van het platform.”
Lien: “Na verschillende brainstormsessies op het hoofdkantoor kwam STAFFA als naam uit de bus. Het is een knipoog naar enerzijds onze kernactiviteit ‘staffing’ en anderzijds ons moederbedrijf RGF Staffing. In het logo werd de letter A vervangen door het Japanse teken ‘hito’ dat mens betekent. Dit verwijst naar onze mensgerichte aanpak. Op die manier deed de naam STAFFA alle puzzelstukjes naadloos in elkaar passen.”
Lien: “We startten in februari 2022 met een eerste module om commerciële contracten digitaal te ondertekenen. Concreet? Wij bundelen alle contracten in het platform, klanten kunnen ze vervolgens eenvoudig raadplegen en digitaal ondertekenen. Handige reminders brengen hen hiervan op de hoogte. Enkele maanden later activeerden we een tweede functionaliteit, namelijk de planningmodule. Die is meer gericht op grote bedrijven en Express Medical-klanten. Dankzij deze toevoeging kunnen we uitzendkrachten nog efficiënter inboeken. Wanneer een klant via STAFFA versterking aanvraagt, komt het verzoek meteen binnen via onze interne systemen en starten wij onmiddellijk de zoektocht naar de juiste zorgprofessional. Zodra we de juiste match vinden, updaten we de planning. Deze aanpassing is direct zichtbaar. Dankzij het klantenportaal kunnen we dus snel schakelen, grote groepen uitzendmedewerkers plaatsen en massa’s tijd winnen. Cruciaal in de zorgsector!”
Lien: “Klopt! Begin dit jaar beslisten we om ook een timesheetmodule te ontwikkelen. Wij maken namelijk contracten op voor onze uitzendkrachten en voorzien een bepaald aantal werkuren. Via de nieuwe timesheetmodule kunnen klanten in een handomdraai bevestigen hoeveel uren er effectief gepresteerd werden. Verliep alles zoals verwacht? Was de uitzendkracht op een bepaalde dag ziek? Maakte hij enkele overuren? De klant geeft dit in enkele kliks door via de module. Deze functionaliteit wordt stapsgewijs uitgerold as we speak.”
Lien: “Het grootste pluspunt is natuurlijk de centralisatie. Van de aanvragen, over de administratie, tot de planning: alles verloopt via één digitaal portaal. Een efficiënte innovatie, waardoor onze klanten in een oogopslag een duidelijk overzicht krijgen en heel wat tijd besparen. Bovendien kunnen ze ook terugblikken en vinden ze er meteen hun complete historiek met Express Medical.”
“We zetten maximaal in op de user experience en willen STAFFA zo makkelijk en transparant mogelijk maken voor onze klanten. Gebruiksvriendelijkheid is écht een prioriteit.” - Lien Declercq, Assistent Unit Manager Mid Office
Lien: “De reacties zijn positief! Bij hun eerste gebruik worden ze rondgeleid, zodat ze het platform leren kennen. Al merken we dat onze modules zeer intuïtief zijn: we krijgen hier amper vragen over. Sowieso organiseren we bij de uitrol van elke nieuwe module een pilootfase met een aantal klanten. We staan nauw in contact en spitsen de oren voor hun ervaringen. Maar ook op andere momenten houden we de vinger aan de pols en peilen we naar de mening van de gebruikers. Vinden ze vlot hun weg? Welke aspecten vinden zij belangrijk? Zo kunnen we gericht bijsturen, zowel op het vlak van functionaliteiten als gebruiksvriendelijkheid.”
Lien: “Vandaag is STAFFA enkel beschikbaar voor desktop. We merken dat veel klanten regelmatig onderweg zijn. Zij willen de administratie en planning altijd en overal via de tool kunnen raadplegen. Daarom spelen we bewust in op deze nood. Binnenkort introduceren we een mobielvriendelijke versie van het digitale platform. In de toekomst blijven we onze bestaande modules verbeteren en nieuwe functionaliteiten bouwen. Zo zullen we een onderdeel ‘Rapportering’ ontwikkelen voor klanten die hiernaar vragen. De bedoeling? Via STAFFA kunnen zij bijvoorbeeld een quarterly activity report raadplegen, met relevante cijfers over de tewerkstelling van hun uitzendmedewerkers. Maar voorlopig focussen we vooral op de aftrap van de timesheetmodule, zodat iedereen hier vlot mee aan de slag kan.”
Iris: “Lien gaf al aan dat STAFFA de customer journey onderbracht in een digitaal portaal. Met My Express Medical hadden we een gelijkaardige ambitie: de end-to-end digitale candidate journey voor uitzendkrachten aanbieden in een gebruiksvriendelijk platform dat 24/7 beschikbaar is. Hier kunnen ze hun (on)beschikbaarheden doorgeven en nieuwe jobvoorstellen accepteren of weigeren. Via de planningmodule krijgen ze een helder overzicht van hun ingeplande opdrachten, extra informatie over de dienst waar ze terechtkomen en een handige wegbeschrijving in Google Maps. Daarnaast hebben uitzendmedewerkers altijd toegang tot hun documenten. Vraag je vandaag jouw C4 aan? Dan staat dit morgen klaar in My Express Medical. De reactietijd wordt dus langs beide kanten sterk ingekort. Een stevige boost voor onze digitale positie in een concurrerende en snel evoluerende markt!”
Iris: “We stelden een dedicated team samen van vertegenwoordigers uit onze business- en IT-teams. De eerste groep, waar ik zelf deel van uitmaak, definieerde de behoeften van de uitzendkrachten. Daarna vertaalden onze IT-specialisten dit naar een aantrekkelijk portaal. We werkten nauw samen en komen ook nu nog tweemaal per week bijeen. Dankzij deze hechte synergie kunnen we snel schakelen en mooie resultaten boeken. Bovendien laten we ons bijstaan door UX-experts van Uflow, die waken over de gebruiksvriendelijkheid. In januari 2023 startten we met de pilootfase. Een beperkt aantal uitzendmedewerkers kreeg toen toegang tot het platform. Vervolgens gingen wij met hun feedback aan de slag en lanceerden we in april 2023 My Express Medical nationaal.”
Iris: “Bij de opstart konden uitzendkrachten hun uitbetalingen, loonfiches en sociale documenten, zoals C4, vakantieattest en fiscale fiche 281.10, terugvinden en downloaden via het portaal. Sindsdien hebben we verschillende opties toegevoegd. Zo kunnen ze zelf hun beschikbaarheden noteren, zodat wij gerichte aanvragen voorstellen. Bij elke nieuwe opdracht krijgen ze een melding en kunnen ze in een klik accepteren of weigeren. Zijn er verschillende mogelijkheden? Ze filteren eenvoudig in de lijst van jobvoorstellen. Ook contracten kunnen ze bekijken, ondertekenen en downloaden via My Express Medical. Het portaal geeft altijd een volledig overzicht van de planning, inclusief relevante informatie over de opdrachten: data, werkadres, start- en einduur … Ten slotte kunnen ze persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld hun adres of bankrekeningnummer, eenvoudig wijzigen. We bieden zowel een desktopversie als een mobiele applicatie aan.”
Iris: “Uitzendkrachten kunnen alle info over hun tewerkstelling makkelijk terugvinden en downloaden, steeds via één platform. Van de planning, tot nieuwe jobvoorstellen: het overzicht is nooit veraf. Op de FAQ-pagina bundelen we veelgestelde vragen. ‘Krijg ik een eindejaarspremie, heb ik recht op maaltijdcheques, wanneer ontvang ik mijn ecocheques …?’ Waar nodig voegen we relevante links toe. Voor studenten verwijzen we bijvoorbeeld naar Student@work, waar zij kunnen nakijken hoeveel uren ze nog mogen werken als jobstudent. Klanten profiteren onrechtstreeks mee van het kandidatenplatform. We merken dat de digitalisering van de administratieve processen veel tijd bespaart voor onze consulenten. Net als bij STAFFA staat efficiëntie ook hier centraal.”
“Dankzij My Express Medical komt er tijd vrij in de agenda’s van onze consulenten, die zij optimaal benutten. Meer persoonlijk contact met klanten, vacatures nog sneller invullen, mee nadenken over complexe hr-vraagstukken …” – Iris De Decker, Business Process Process Manager
Iris: “Vandaag maakt 96,27 % van de actieve uitzendkrachten gebruik van My Express Medical. Het portaal wordt ronduit positief bevonden! Onze kandidaten prijzen vooral de gebruiksvriendelijkheid en het mooie design.”
Iris: “In de nabije toekomst zullen kandidaten nog meer documenten kunnen ondertekenen via het portaal, denk maar aan werkpostfiches. En natuurlijk blijven we de oren spitsen voor hun feedback. Reiken ze verbeterpunten aan? Dan bekijken we heel graag met het dedicated team hoe we hiermee aan de slag kunnen gaan. Daarnaast willen we het platform in de toekomst ook richten naar werkzoekenden.”